Agenda para fisioterapia

O fluxo que a clínica já tem hoje

O paciente chega por dor, indicação médica ou pós-operatório, e a secretária confirma se ele já tem pedido médico, exames e autorização do convênio. A partir daí, agenda a avaliação inicial e, depois dela, monta o pacote ou a série de sessões, confirma horários recorrentes, define a política de falta e reposição, e passa a controlar quantas sessões já foram realizadas e quando será necessária nova guia.

Onde a recepção perde tempo

Autorização de convênio, controle do número de sessões restantes de cada paciente, remarcações em sequência quando alguém falta no meio de uma série, encaixe de pacientes com dor aguda que precisam de prioridade, confirmação de horário fixo recorrente e controle de faltas e reposições — é uma operação mais próxima de controle de estoque de sessões do que de agenda tradicional.

Como o Pixe assume esse fluxo

O sistema registra cada sessão usada, avisa quando faltam poucas dentro do pacote, e lembra a necessidade de nova autorização ou renovação de convênio antes que ela vença — sem depender de planilha paralela. Lembretes, check-ins simples de dor e evolução, e alertas de falta ajudam a trazer o paciente de volta antes que ele abandone a série no meio do tratamento.

O que muda na prática

Numa clínica com 4 a 6 fisioterapeutas, o controle de pacote de sessões hoje costuma viver numa planilha paralela ao sistema de agenda — e é aí que a guia vencida ou a sessão mal contada aparece. Com sessões na faixa de R$ 160 a R$ 320 e pacotes fechados por convênio, cada sessão perdida por falha de controle é receita que não volta. Automatizar esse controle junto com o agendamento em si é o que evita que a recepção precise cruzar duas fontes de informação — a agenda e a planilha de sessões — para saber se o paciente ainda tem direito à próxima consulta.

Isso importa especialmente para quem trabalha com reabilitação pós-operatória, onde a série de sessões costuma ser mais longa e o risco de o paciente perder o fio da meada é maior. Um paciente que sai de uma cirurgia ortopédica, por exemplo, tem uma sequência de sessões que precisa ser cumprida numa janela de tempo específica para não comprometer a recuperação — e é exatamente esse tipo de série longa que mais se beneficia de um controle automático e confiável de quantas sessões já foram feitas.

Antes de decidir automatizar

Cada convênio segue um processo diferente de guia — Amil, Bradesco Saúde, SulAmérica, Unimed —, e uma clínica que atende muitos planos distintos ganha ao configurar um fluxo específico para cada um, não uma regra genérica única.

Falta ainda decidir, antes de automatizar, o que fazer quando a guia de um paciente vence no meio de uma série: pausar até a renovação, ou seguir com risco de glosa? Essa é uma decisão de negócio a ser tomada pela clínica, não descoberta na prática no primeiro caso real.

Um detalhe final

Quando o paciente troca de fisioterapeuta no meio de uma série — por disponibilidade de agenda, por exemplo —, vale que o histórico de sessões e a evolução registrada acompanhem a troca automaticamente, para o novo profissional não começar do zero.